日本のビジネスメールには、様式美が存在します。
「お世話になっております」から始まり、時候の挨拶、へりくだった表現、そして結びの言葉。
礼儀はもちろん大切です。
しかし、Ops Partnerとして業務フローを見直していると、過剰な丁寧さが、実は全員の時間を奪っているという事実に直面することがあります。
お伺いのラリーで消耗していませんか？
例えば、ミーティングの日程調整。
Aさん：「来週のご都合いかがでしょうか？私はいつでも合わせられますので、B様のご都合の良い日時をいくつかいただけますでしょうか…」
Bさん：「お気遣いありがとうございます。では、〇日と〇日はいかがでしょうか？もし難しければ…」
Aさん：「ありがとうございます。では〇日で…あ、すみません、その時間は会議が入ってしまいまして…」
この「お気遣いラリー」をしている間に、カレンダーの空き枠は埋まっていきます。
お互いに相手を想っているようでいて、実は決める責任を相手に投げ合っているだけかもしれません。
「合理的＝冷たい」ではない
私は、Calendlyなどの日程調整ツールを使ったり、チャットでは「！」や絵文字を使って短文で返信することを推奨しています。
「URL送るなんて失礼じゃないか？」
最初はそう思うかもしれません。
でも、受け取った相手はどう思うでしょうか。
「URLをクリックして、自分の空いている時間を選ぶだけ。30秒で終わった！」
こちらのほうが、よほど相手の時間を大切にしている（＝相手への敬意がある）と思いませんか？
Opsとは、優しさの形を変えること
私が考えるOps（業務改善）とは、単にドライに効率化することではありません。
どうでもいい時間を削ぎ落とし、本当に価値のある時間を相手にプレゼントすることです。
丁寧な長文メールを書くのに15分かけるなら、その時間で相手の課題を解決する提案を一つでも考えたい。
「雑」にするのではなく、「シンプル」にする。
その勇気が、ビジネスの速度を劇的に変えていきます。
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