少精鋭のクリエイティブチームにて、プロジェクト管理ツール「Zoho」と問い合わせ、管理ツール「Zoho Desk」の導入・運用支援を行いました。
「忙しいけれど、どの案件で利益が出ているのか分からない」という状態から、数字に基づく経営判断ができる状態へ移行した事例です。
課題：個人の感覚による工数管理
導入前は、工数管理（タイムシート）自体は行っていましたが、入力方法が社員ごとにバラバラでした。
「A案件デザイン：3時間」「A案件事務作業：1時間」といった自分の言葉で入力されているため、集計しようとしてもデータとして機能せず、案件ごとの総工数時間が分からない状態。
どの案件に時間（コスト）がかかっているのかが見えず、赤字案件の特定や適切な人事評価ができないことが課題でした。
また、クライアント対応も個人のメールで行っていたため、担当者が休むと状況が分からない属人化も発生していました。
解決策：データとして使える形へ
1. Zoho Projectsによる入力ルールの統一
Zoho Projectsを導入し、案件ごとにタスクを構造化。
フリーテキストでの入力を廃止し、決められたプロジェクト・タスクに対して時間を記録する運用に変更しました。
これにより、案件ごとの合計工数時間を即座に集計可能になりました。
2. Zoho Deskによる窓口一本化
個人メールでのやり取りを廃止し、サポートデスクツール「Zoho Desk」を導入。
チーム全員が全ての問い合わせ状況を可視化できるようにし、担当不在時でもスムーズな引き継ぎが可能になりました。
3. マニュアルにとらわれない柔軟な運用
Zohoは機能が豊富すぎるため、現場が混乱しないよう「まずはこれだけやればOK」というミニマムな運用からスタート。
運用がつまずいた箇所はすぐに設定を見直すなど、現場の空気に合わせたチューニングを継続しました。
結果：経営の判断材料が揃った
工数が可視化されたことで、1on1でのフィードバックや人事評価の根拠としてデータを使えるようになりました。
「なんとなく忙しい」から、「この案件は予算オーバーしそうだから対策しよう」という未来の予測と対策ができる組織へと変化しています。
Project Scope
- Role: Zoho Specialist, Ops Partner
- Tools: Zoho Projects, Zoho Desk
- Client: Creative Company
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